BEURSHANDBOEK

INFORMATIE VOOR STANDHOUDERS

MAAK GEBRUIK VAN DE MOGELIJKHEDEN

Waterinfodag wordt georganiseerd door Sense Events. Uw contactpersonen bij Sense zijn:

Tom ter Veen (contactpersoon beurs)
T: 06 – 34737322; E: info@waterinfodag.nl

Herman ter Veen (contactpersoon programma)
T: 06 – 53297741; E: info@waterinfodag.nl

De Waterinfodag vindt plaats in Congrescentrum 1931: Oude Engelenseweg 1, 5222 AA ’s-Hertogenbosch. W: www.1931.nl; T: 088-9000333; Onze contactpersoon bij 1931 is Michelle van Heiningen.

Parkeren
Er zijn voldoende parkeerplaatsen bij 1931. Vanaf de parkeerplaats is het eenvoudig om standmateriaal 1931 in te brengen. Via grote deuren krijgt u bij opbouw- en afbouwdagen toegang tot de hal waarin de beurs is. Er mag geen auto of aanhanger de hal ingereden worden. Het materiaal kan wel met eigen karren naar binnen gereden worden.

Tijdens de opbouw en afbouw kunt u zonder parkeerkaart het parkeerterrein verlaten. Tijdens het evenement dient u een parkeerkaart te kopen.

De actuele beursplattegrond kunt u hier bekijken. In principe wordt deze beursindeling niet veranderd. Er kunnen zich echter omstandigheden voordoen waardoor de Waterinfodag organisatie genoodzaakt is de indeling aan te passen. Als dit gevolgen heeft voor uw standplaats dan wordt hierover met u overleg gepleegd.

Beursplaats

  • Een vloerruimte van 3 meter diep en 4 meter breed, of het aantal bestelde vierkante meters.
  • De standplaats is excl. standbouw, dit is te bestellen in de Waterinfodag winkel.
  • 1 stroompunt.
  • 2 standhouders hebben vrij entree. Zie punt ‘Standhouders’ of informatie mail voor instructies.
  • Vrij gebruik van het openbare Wifi-netwerk. Een ADSL aansluiting kan besteld worden in de Waterinfodag winkel.

Banner stand

  • Een plaats van 3 meter breed
  • 1 statafel & 2 barkrukken
  • Print van 2 x 1,5 meter. U levert een afbeelding uiterlijk 9 juni aan, die wij printen. De print mag u na afloop houden.
  • 1 stroompunt.
  • 2 standhouders hebben vrij entree. Zie punt ‘Standhouders’ of informatie mail voor instructies.
  • Vrij gebruik van het openbare Wifi-netwerk. Een ADSL aansluiting kan besteld worden in de Waterinfodag winkel.

Ministand

  • Een witte achterwand: 2m hoog en 1,3m breed met logobordje
  • Twee gebogen witte zijwanden
  • Een balie van 0,8 x 0,8m met een blauw onderstel en wit blad.
  • 1 stroompunt.
  • 2 standhouders hebben vrij entree. Zie punt ‘Standhouders’ of informatie mail voor instructies.
  • Vrij gebruik van het openbare Wifi-netwerk. Een ADSL aansluiting kan besteld worden in de Waterinfodag winkel.
  • Artwork op de wanden laten aanbrengen is mogelijk, zie de Waterinfodag winkel.

Praattafel

  • Een witte tafel: 1,6m lang en 0,6m breed
  • Een blauwe wand: 1m breed en 2,5m hoog met logobordje
  • 2 barkrukken (wit)
  • 1 stroompunt.
  • 2 standhouders hebben vrij entree. Zie punt ‘Standhouders’ of informatie mail voor instructies.
  • Vrij gebruik van het openbare Wifi-netwerk. Een ADSL aansluiting kan besteld worden in de Waterinfodag winkel.

Bekijk aanvullende diensten in de Waterinfodag winkel: www.waterinfodag.nl/waterinfodag-winkel. Voor standbouw, standmateriaal en meer mogelijkheden. Deze kunt u gemakkelijk bestellen via het formulier en wij zullen deze materialen voor u verzorgen.

Uw beursplaats(en) wordt definitief nadat wij het door u ondertekende contract hebben ontvangen en de factuur is betaald. Indien dit niet gebeurt conform de termijnen die in het contract en de factuur zijn vermeld, dan blijft uw plaats(en) voorlopig en is de Waterinfodag organisatie gerechtigd uw beursplaats(en) aan een andere standhouder te geven.

Wij adviseren u om het beurscontract (die wij u toezenden) goed door te nemen. Hieronder staan enkele voorwaarden, waar wij extra uw aandacht voor willen vragen.

  • U bent vrij om uw beursplaats van 3 x 4 meter naar eigen inzicht in te richten. U kunt uw eigen standbouw plaatsen of laten plaatsen door een standbouwer, een eigen expositiewand neerzetten of via de Waterinfodag organisatie standbouw laten verzorgen. Instrueer uw standbouwer over de voorwaarden. Voor standbouw geldt:
    • De wanden van de standbouw mogen niet hoger zijn dan 2,50 meter. Indien u hoger wilt dan dienen wij hier goedkeuring voor te geven.
    • De lengte van de zijwanden van de standbouw, aan de 3 meter zijde van uw standplaats, mogen niet langer zijn dan 1 meter. Indien u de zijwanden langer wilt maken, dan dienen wij hier goedkeuring voor te geven.
    • De achterkanten van de achter- en zijwanden dienen netjes afgewerkt te worden i.v.m. het aanzicht. De wanden die tegen een muur aan staan hoeven dit niet.
    • Wilt u iets ophangen aan het plafond, neem dan contact met ons op. Als hiervoor een hoogwerker nodig is worden de huurkosten (€ 77,50 per uur, excl. bediening) aan u doorberekend.
    • Beschadigingen die door u worden veroorzaakt aan de locatie worden aan u doorberekend.
    • Op de vloer ligt tapijt. Indien er aan het tapijt toewijsbare beschadigingen door u is gemaakt, worden de herstelkosten doorberekend aan u.
    • Voor het plaatsen van voertuigen in de beurshal is toestemming nodig van 1931.
  • Heeft u een banner stand, ministand of een statafel, of heeft u via de Waterinfodag organisatie standbouw besteld, dan voldoet de stand aan de bovengenoemde voorwaarden. Wij adviseren u om standbouw via ons te huren. In de Waterinfodag winkel staan de mogelijkheden. Onze standbouwer maakt ook stands op maat.
  • Bij een ministand of praattafel kunt u 2 banners en/of een beeldscherm plaatsen. Het is niet toegestaan om banners breder dan 1 meter te plaatsen, i.v.m. het belemmeren van de doorgang. Wilt u bredere banners of meer plaatsen dan verzoeken wij u om een standplaats van 3 x 4 meter te reserveren.

U dient zelf uw materiaal die in het Congrescentrum 1931 staan te verzekeren. De Waterinfodag organisatie is niet verantwoordelijk voor diefstal of beschadiging van uw materiaal.

Informeer tijdens de opbouw bij een medewerker van Sense Events waar u materiaal kunt opslaan. Uw goederen neemt u mee en laat u staan voor eigen risico.

Wilt u materiaal sturen naar 1931 dan is dat mogelijk. Vermeld op de verpakking duidelijk:

Congrescentrum 1931
Waterinfodag, Contactpersoon “uw naam”, t.b.v. “uw organisatienaam”
Oude Engelenseweg 1
5222 AA ’s-Hertogenbosch

Bij de Waterinfodag informatiebalie kunt u op 22 & 23 juni uw verzending afhalen. Verzendingen rechtstreeks aan 1931 is voor eigen risico. 1931 en de Waterinfodag organisatie zijn niet verantwoordelijk voor het niet aanwezig zijn van uw pakket.  Natuurlijk doen wij er alles aan om uw verzending op de juiste manier te ontvangen en aan u uit te reiken.

Per stand krijgen 2 medewerkers vrij toegang. De medewerkers kunnen gebruik maken van de catering en deelnemen aan het programma. Indien u meer mensen aanwezig wilt laten zijn dan kunnen zij zich als deelnemer aanmelden via de website. De standhouders kunnen zich inschrijven met de kortingscode die u via de e-mail heeft ontvangen.

1. Ga naar het inschrijfformulier.

2. Vul uw code in die u heeft ontvangen via de e-mail.

3. Klik op “Verder” en vul uw gegevens in.

Parkeerkosten zijn exclusief.

Op 22 juni is de opbouwdag. De beurshal is hiervoor open tussen 09:00 – 17:00 uur. Tijdens de opbouwdag wordt koffie en thee vrij aangeboden. Op de beursvloer staan hiervoor tappunten.

Heeft u via de congresorganisatie standbouw besteld dan staat uw stand gereed op 22 juni om 14 uur.

Op 23 juni is het mogelijk om uw standplaats in te richten van 07:00 – 09:00 uur. De afbouw vindt plaats op 23 juni van 17:30 – 22:00 uur. Indien er op 23 juni na 22:00 uur nog standbouw staat haalt de organisatie de materialen weg op uw kosten.

De beurs opent op 23 juni om 09:00 uur. Wij verzoeken u om op dat tijdstip uw stand ingericht te hebben en het verpakkingsmateriaal te hebben opgeruimd. De beurs sluit op 23 juni om 17:30 uur.

Hier vindt u het actuele programmaoverzicht en de tijdschema’s. Het is nog mogelijk om een commerciële presentatie te geven van 30 minuten. Deze worden gegeven in de Streamtheaters die op de beurs staan. De commerciële presentaties worden tevens live gestreamd. Na afloop blijven de presentaties beschikbaar om te bekijken. Bekijk hier meer informatie.

Er zijn vergaderzalen beschikbaar voor vergaderingen/bijeenkomsten. De zalen hebben een capaciteit van 10 – 16 personen (vergadertafel). Deze zalen kunnen gehuurd worden voor € 175 per dagdeel. In de zalen hangt een beeldscherm.

Tevens is een fraaie zaal beschikbaar voor een groter overleg/bijeenkomst met een capaciteit van 70 personen (theater-opstelling). De zaalhuur is € 300 per dagdeel.

Wij vragen u om actief zelf mee te communiceren over Waterinfodag. Wij stellen hiervoor materiaal beschikbaar. Heeft u nieuws over uw bijdrage aan Waterinfodag laat het dan weten aan ons. Dan vermelden wij dat via Twitter, LinkedIn en/of de digitale nieuwsbrief.

Wilt u het Waterinfodag-logo met een link naar www.waterinfodag.nl plaatsen op uw website en onze tweets retweeten? U kunt onze digitale nieuwsbrieven doorsturen aan uw realaties. Als u zelf nieuwsbrieven uitgeeft n.a.v. uw bijdrage aan Waterinfodag kunnen wij die doorsturen. Laat ons weten wat u communiceert.